Adjoint(e) exécutif(ve)

HGrégoire St-Eustache est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) !
Nous recherchons présentement une personne qui désire continuer son cheminement professionnel dans le domaine de l’administration afin de soutenir notre vice-président des finances et notre vice-président du développement des affaires dans leurs tâches quotidiennes avec l’ensemble du groupe HGrégoire (Canada) et HGreg.com (États-Unis). L’adjoint(e) exécutif(ve) assiste au développement et à l’administration de différents projets et assure les suivis rigoureux et diligents. Il est responsable du suivi des différents dossiers, dont certains plus stratégiques, et suggère de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation.

Responsabilités :

• Gérer la mise à jour et le suivi constant de l’agenda, dont la gestion du calendrier, en fonction des priorités;
• Coordonner la logistique des réunions et des comités de gestion (réserver les salles, préparer l’arrivée des visiteurs, les supports de présentations, les ordres du jour, etc.);
• Organiser, planifier et céduler les voyages ainsi que les déplacements (occasionnellement);
• Rédiger et assurer le suivi de la correspondance;
• Effectuer des tâches administratives générales comme le classement, la gestion des comptes de dépenses, la planification, l’organisation et la coordination des événements spéciaux;
• Préparer les différentes applications au niveau des banques, licences commerciales, etc.;
• Participer à la préparation de différents rapports mensuels;
• Maintenir un registre d’information pour l’ensemble du groupe;
• Communication fréquente auprès des banques;
• Demande de soumissions lors des périodes de vérification diligente lors de l’acquisition de nouvelles propriétés;
• Organisation du disque partagé dans le groupe HGrégoire;
•  Toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• Diplôme universitaire en administration ou tout autre domaine connexe;
• 3 à 5 ans d’expériences en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) (requis);
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) afin de pouvoir communiquer avec nos équipes et fournisseurs au Canada et aux États Unis;
• Souci du détail;
• Capacité à s’adapter, à mener plusieurs dossiers en parallèle;
• Capacité à travailler selon des échéanciers serrés et à faire preuve de souplesse;
• Autonomie, curiosité intellectuelle, efficacité, rigueur et discrétion professionnelle;
• Capacité de travailler en équipe;
• À l’aise avec différents systèmes informatiques.